¿Cómo optimizar los gastos de viáticos?

Los viáticos son la cantidad de dinero atribuida a un profesional que debe ejercer funciones fuera de su lugar habitual de trabajo, participar en sesiones de formación o representar a la empresa en determinados eventos. Los viáticos entregados al trabajador deben estar amparados por un CFDI dado que suponen un ingreso para él.

Debido a que los viáticos son gastos que se hacen para realizar actividades laborales, de acuerdo con la Ley de Impuesto Sobre la Renta, éstos pueden ser deducibles porque tienen como objetivo facilitar la actividad laboral de las personas o las empresas.  Entre los viáticos que son deducibles están: hospedaje, comida, transporte y gasolina, entre otros.

Para que los viáticos sean deducibles ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria), la actividad laboral deberá realizarse a más de 50 kilómetros del lugar oficial de trabajo. Además, los gastos deben ser pagados con tarjera de crédito o débito, y deben estar amparados por un comprobante oficial.

¿Cuáles son los límites establecidos en los gastos deducibles?

• Alimentación: El límite en territorio mexicano es de $750.00 diarios, y en el extranjero es de $1,500.00 diarios. 

• Transporte: No existe un límite de viáticos deducibles debido a que las tarifas de aerolíneas o autobuses son variables. 

• Hospedaje: En territorio nacional no existe un límite de gasto. Sin embargo, en el extranjero, el límite es de $3,860.00 diarios.

• Uso temporal de automóviles: Este gasto tienen un límite de $850.00 diarios.

• Gastos por seminarios o convenciones: Se deberá presentar un comprobante donde se desglosen todos los gastos en el CFDI. Si no se realiza el desglose a detalle, solo los alimentos serán considerados viáticos deducibles.

• Gastos de kilometraje: Si la persona está utilizando su propio automóvil para trasladarse, la deducción no podrá exceder los 93 centavos por kilómetro recorrido. Así mismo, el kilometraje total no podrá ser mayor a 20, 000 kilómetros por ejercicio. 

¿Cómo calcular los viáticos efectivamente?

En todas las empresas los gastos en viáticos pueden ser permanentes, es decir, aquellos que se dan habitualmente para que un trabajador salga del lugar de trabajo, o pueden ser ocasionales, los cuales se dan únicamente en situaciones específicas.

Debido a que existen estos dos tipos de viáticos, es recomendable hacer un registro de cada uno de los gastos para tener el control del flujo de efectivo de la empresa.

Si bien es posible efectuar este control de forma manual con formularios, autorizaciones y comprobantes, la solución más eficaz es automatizar el proceso utilizando un software específico.

Los sistemas diseñados para el control de viáticos son capaces de simplificar la gestión de los gastos, facilitan la captura de la información pertinente y de los pormenores del viaje, generan reportes y permiten consultar toda la información relevante en línea.

Por otro lado, el software de control de viáticos también constituye un excelente aliado para garantizar el cumplimiento de las políticas de viajes de la empresa, para supervisar la administración de los recursos disponibles y para simplificar la observancia de la normativa fiscal.

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